Smart working e dotazioni aziendali: chi paga il computer, chi lo gestisce e cosa prevede la normativa

La scena si ripete in molte case italiane con una regolarità quasi impiegatizia: il portatile aziendale appoggiato sul tavolo della cucina, accanto a quello personale, con il secondo che a un certo punto della giornata finisce per sostituire il primo perché è più veloce, ha lo schermo più grande o semplicemente è già acceso. È un gesto banale, e proprio per questo rivela quanto sia ancora confuso il confine tra strumenti di lavoro e strumenti privati nel lavoro agile. Una confusione che non riguarda solo l’organizzazione domestica, ma tocca questioni di responsabilità, sicurezza dei dati e costi, e che la normativa italiana ha provato a risolvere con regole più precise di quanto si creda.

Cosa prevede la legge sul lavoro agile per i dispositivi

Il punto di partenza è la legge 81 del 2017, che ha disciplinato lo smart working distinguendolo dal telelavoro tradizionale. All’articolo 18 stabilisce che il datore di lavoro è responsabile della sicurezza e del buon funzionamento degli strumenti tecnologici assegnati al lavoratore per lo svolgimento dell’attività. La formula è asciutta, ma contiene già un principio importante: se il computer è fornito dall’azienda, la sua efficienza e la sua protezione sono un problema dell’azienda.

Il dettaglio di come questo avviene è affidato all’accordo individuale, il documento che ogni dipendente in smart working sottoscrive e che deve indicare, tra le altre cose, gli strumenti utilizzati, le modalità di esercizio del potere di controllo e le regole sulla disconnessione. A integrare il quadro è arrivato nel dicembre 2021 il Protocollo nazionale sul lavoro agile, firmato dal ministero del Lavoro e dalle parti sociali, che indica come regola generale la fornitura della strumentazione tecnologica da parte del datore di lavoro, con le spese di manutenzione e sostituzione a suo carico. L’uso di dispositivi personali resta possibile, ma come eccezione da concordare espressamente, fissando criteri e requisiti minimi di sicurezza. Nella pratica, insomma, il lavoratore che usa il proprio pc lo fa perché un accordo lo prevede, non per una tacita abitudine.

Chi paga e chi gestisce il parco informatico

Tradotto in termini economici, questo significa che l’azienda deve mettere a disposizione computer adeguati, mantenerli funzionanti, aggiornarli e sostituirli quando si guastano, anche se si trovano a decine di chilometri dall’ufficio. Per una grande impresa con un reparto IT strutturato è un’estensione del lavoro ordinario; per una piccola realtà con quindici dipendenti sparsi tra casa e sede diventa un impegno concreto, fatto di spedizioni, configurazioni da remoto, portatili da recuperare quando un collaboratore se ne va.

È anche per questo che la gestione delle dotazioni aziendali sta cambiando forma. L’acquisto diretto immobilizza capitale e lascia all’impresa tutto il peso dell’obsolescenza, mentre le formule a canone spostano su un fornitore esterno una parte del lavoro: chi valuta il noleggio personal computer su noleggio-computer.it, o soluzioni analoghe di noleggio operativo, di solito lo fa per avere assistenza, sostituzione in caso di guasto e rinnovo periodico dei dispositivi incluse in una cifra mensile prevedibile, che dal punto di vista contabile si comporta come un costo d’esercizio. Non esiste una scelta valida per tutti, perché dipende dalla durata media dei dispositivi, dal numero di persone in lavoro agile e dalla capacità interna di gestirli, ma la domanda su chi si occupa della macchina, una volta fuori dall’ufficio, va posta prima di consegnarla.

Diverso il caso, ancora frequente, del dipendente che lavora con il proprio computer. Qui la legge non impone un rimborso automatico, ma l’accordo individuale o la contrattazione collettiva possono prevedere un’indennità o un contributo alle spese, e alcuni contratti di settore si sono mossi in questa direzione. In assenza di previsioni specifiche, il lavoratore che mette a disposizione il proprio dispositivo sostiene un costo che nessuno gli riconosce, e si fa carico di rischi che non sempre conosce.

Sicurezza dei dati, privacy e controlli a distanza

È proprio sul fronte della sicurezza informatica che la distinzione tra computer aziendale e personale pesa di più. Un portatile fornito dall’impresa può essere configurato con antivirus gestiti centralmente, cifratura del disco, accesso tramite VPN, aggiornamenti forzati; un dispositivo privato, usato anche dai figli per i compiti o per giocare, sfugge in larga parte a questo controllo. Se da quel computer partono dati di clienti o documenti riservati, il titolare del trattamento ai sensi del GDPR resta l’azienda, che deve poter dimostrare di aver adottato misure adeguate, e l’uso di macchine non gestite rende questa dimostrazione decisamente più complicata.

Il rovescio della medaglia riguarda la riservatezza del lavoratore. L’articolo 4 dello Statuto dei lavoratori disciplina i controlli a distanza e, per gli strumenti utilizzati per rendere la prestazione, non richiede l’accordo sindacale o l’autorizzazione dell’Ispettorato, ma impone un’informativa chiara su come e quando i dati possono essere consultati. Su un computer aziendale questa informativa ha un perimetro definito; su un pc personale, dove convivono foto di famiglia, conti bancari e documenti di lavoro, qualsiasi software di monitoraggio rischia di oltrepassare il limite. Anche la sicurezza sul lavoro ha una sua parte, perché la legge 81 obbliga il datore a consegnare almeno una volta l’anno un’informativa scritta sui rischi connessi alla prestazione fuori dai locali aziendali, e tra questi rientrano postura, schermo e tempi di utilizzo del videoterminale. Alla fine, la domanda iniziale su chi debba pagare il computer si rivela quasi la meno complicata del pacchetto.