Guida completa alla fatturazione elettronica

E’ partita da qualche mese la rivoluzione nelle operazioni commerciali, sia tra privati che tra professionisti, con l’introduzione della fatturazione elettronica. Con la Legge di Bilancio del 2018 è stato introdotto l’obbligo di rispettare questa novità, un vincolo entrato in vigore il 1 Gennaio 2019 e che riguarda tutti coloro che non rientrano nel regime dei minimi o nel regime forfettario.

Sono tante le domande ed i dubbi di chi si trova a dover rispettare le nuove norme. Tutto questo ha fatto nascere l’esigenza di scrivere una guida completa sulla nuova attività che si focalizzasse soprattutto su come si compila una fattura elettronica, perché è proprio questa la domanda principale che privati ed aziende si pongono, consapevoli di poter incorrere in sanzioni economiche nel caso in cui la documentazione redatta non dovesse risultare in regola.

Fattura elettronica: come funziona nello specifico?

Mentre fino allo scorso anno tutte le fatture emesse venivano scritte su carta, dall’inizio di quest’anno è entrata in vigore la gestione elettronica delle stesse. La funzione del documento resta la stessa, ma la gestione telematica ha introdotto alcuni vantaggi interessanti, che analizzeremo insieme nella prossima sezione di questa guida.

Il documento economico può essere realizzato utilizzando alcuni strumenti che sono stati messi a disposizione proprio dall’Agenzia delle Entrate e che sia privati che aziende possono utilizzare a costo zero. Dopo aver scritto correttamente la bolla, questa deve essere inviata al cosiddetto Sistema di Interscambio, che controllerà l’esattezza del documento e lo approverà, facendo proseguire l’iter che porterà ad incassare quando dovuto.

Per l’invio della documentazione è necessario disporre di una casella PEC, ovvero di un indirizzo di posta elettronica certificata. A differenza del normale indirizzo di posta elettronica, la PEC ha il vantaggio di verificare l’identità delle parti in gioco.

I dati obbligatori che devono essere inseriti per poter considerare il documento valido sono di fatto gli stessi che fino a qualche mese fa venivano scritti su una ricevuta cartacea. Non bisogna dimenticare però di inserire l’indirizzo PEC del destinatario, dal momento che il Sistema di Interscambio – dopo aver effettuato la necessaria verifica – si occuperà di trasmettere in automatico il documento.

Quali sono i vantaggi di questo nuovo sistema?

La Legge di Bilancio 2018 ha introdotto questa nuova normativa per poter godere dei vantaggi della fattura elettronica. Il primo grande vantaggio consiste nel risparmio di risorse: si evita lo spreco di carta e si rende molto più semplice la gestione della documentazione, che non dovrà più essere tenuta fisicamente negli archivi, ma sarà conservata nei server.

I costi di gestione vengono ridotti ed inoltre si riduce anche il numero di errori commessi, perché viene effettuato un controllo sul documento prima che il cliente possa procedere con il pagamento della somma pattuita. La contabilizzazione è stata resa più snella anche grazie alla scelta di utilizzare il formato Xml.

Altro aspetto interessante è che la data di emissione e la data di consegna diventano note e certe, grazie alla funzione di intermediario del Sistema di Interscambio. Questo dovrebbe migliorare i rapporti commerciali tra gli acquirenti ed i venditori.